23.09.2020
Sijaistarpeen ennakointi
Jos vuosi 2020 on opettanut meille jotain, niin se on opettanut varautumaan yllättäviin tilanteisiin ja äkillisiin muutoksiin työmaailmassa. Ei voi tietää, milloin joku sairastuu tai joutuu jäämään karanteeniin. Sijaisten metsästys lyhyellä varoitusajalla voi olla äärimmäisen stressaavaa niin työnantajalle kuin potentiaalisille työntekijöillekin. Sijaisrekrytointi kannattaakin suunnitella jo etukäteen.
Ryhmätekstiviestien avulla mahdollisten sijaisten tai keikkalaisten luetteloa ei tarvitse käydä nimi nimeltä soittamalla läpi, vaan tekstiviesti tavoittaa kerralla laajankin joukon. Lisäksi tekstiviestit ovat tehokkaita, sillä ne huomataan nopeasti, ja niiden avausprosentti on korkea. Näin sijainen voi löytyä jo muutamassa minuutissa.
Rekrytointiviestin suunnittelu
Älä oleta, että vastaanottaja tunnistaisi numerosi. Kannattaa ottaa huomioon, että kaikki eivät tallenna tuttujakaan numeroita puhelimeensa. Tekstiviestissä kannattaa siis vähintäänkin kertoa, kuka olet ja ketä edustat. Ryhmätekstiviestit-palvelussa voit myös määrittää, näkyykö tunnisteen kohdalla numero vai tekstiä.
Esittele asiasi selkeästi. ”Meillä on työvuoro tarjolla [päivämäärä] klo [aika]”, voi riittää jo varsin hyvin. Jos työtehtäviä kuitenkin on monenlaisia, selitä millaiseen työtehtävään sijaista haetaan. Mainitse myös, jos sijaiselta vaaditaan tiettyä erityisosaamista. Keikka voi esimerkiksi vaatia englannin kielen taitoa, aikaisempaa osaamista tai myyntihenkisyyttä. Tällä tavoin varmistat, että löydät juuri oikean tekijän juuri oikeaan tehtävään.
Pidä viesti lyhyenä ja ole ammattimainen. Ryhmätekstiviestit-palvelussa voit lähettää pitkänkin viestin, mutta kannattaa suosia mahdollisimman lyhyitä viestejä. Pitkien viestien lukeminen puhelimesta on vaikeampaa, ja muut viestintäkanavat toimivat silloin paremmin. Viestien muotoiluun ja kielenkäyttöön kannattaa myös panostaa. Kyse on kuitenkin rekrytoinnista, joten emojien ja slangin käyttöä ei suositella. Ennen lähetystä kannattaa vielä tarkistaa, ettei viestiin ole jäänyt kirjoitusvirheitä.
Lisää viestin loppuun vielä toimintakehote. Toimintakehote voi olla esimerkiksi ”soita” tai ”lähetä viestiä”. Se siis kertoo, mitä vastaanottajan tulisi seuraavaksi tehdä. Yleensä kehotteet kirjoitetaan käskymuodossa, mikä lisää viestin selkeyttä ja ytimekkyyttä.
Hyvin muotoillun viestin voi Ryhmätekstiviestit-palvelussa tallentaa viestipohjaksi, jolloin voit käyttää samaa viestipohjaa myös tulevissa sijaisrekrytoinneissa. Erityisen hyödyllistä tämä on silloin, kun tiedät jo valmiiksi rekrytointitarpeesi olevan jatkuvaa.
Viestinnän hyvät tavat
Huomioi nykyiset säädökset. Sijaislistalle päätymisen kuuluisi olla niin sanotun opt-in–periaatteen mukaista eli potentiaaliselta sijaiselta tulee pyytää lupa viestittelyyn. Tämä kannattaakin pyytää heti rekrytointiprosessin alussa. Varmista myös, että kaikki tietävät, miten listalta pääsee halutessaan pois. Tämä ei ole pelkästään hyvän tavan mukaista vaan se myös auttaa sinua päivittämään hakijalistaasi siten, että listalla on vain oikeasti kiinnostuneita hakijoita. Poistumisohjeet voi esimerkiksi kirjoittaa viestin loppuun.
Jos mahdollista, älä tekstaa perustyöpäivän ulkopuolella. Sijaisrekrytoinnissa aikaikkuna saattaa olla hyvinkin pieni, mutta kiireettömämmissä viesteissä kannattaa harkita lähetysaikaa. Paras hetki lähettää rekrytointiviesti on normaalien työaikojen puitteissa arkipäivisin. Muina aikoina viestit voivat olla liian tungettelevia, varsinkin jos niitä tulee usein.
Pidä hakijat ajan tasalla. On hyvän tavan mukaista kertoa kaikille hakijoille, ovatko he saaneet keikan vai eivät. Tiedottaminen saa sijaisehdokkaat todennäköisemmin hakemaan keikkoja myös tulevaisuudessa. Hakijoille voi lähettää myös muuta informaatiota, kuten muistutuksia ja haastattelukutsuja rekrytointiprosessin aikana. Liiallista edestakaisin viestittelyä kannattaa kuitenkin välttää, ja miettiä, missä vaiheessa on järkevämpi siirtyä toisten viestintäkeinojen pariin.
Yhteenveto
- Lähetä viestiä vain luvan antaneille
- Esittele itsesi ja yrityksesi
- Esittele asiasi ytimekkäästi
- Kerro työn erityisehdoista
- Lisää toimintakehote
- Anna ohjeet, kuinka viestilistalta voi poistua
Oli kyse sitten muistutusten tai toimitusehtojen lähettämisestä, asiakaskokemuksen mittaamisesta, mobiilimarkkinoinnista tai sijaisten rekrytoinnista – tekstiviestin käyttömahdollisuudet ovat moninaiset.
